Utiliser les outils de collaboration Office 365 pour optimiser vos opérations commerciales

Utiliser les outils de collaboration Office 365 pour optimiser vos opérations commerciales

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Selon un sondage du Holmes Report, 37 milliards de dollars ont été perdus chaque année en raison de malentendus et d’une mauvaise communication entre les employés. Selon le proverbe, « La ponctualité est l’âme des affaires », mais la communication est sans aucun doute le pont menant aux profits.

La collaboration étant le principal moteur de la croissance soutenue des PME, Microsoft Office 365 est devenu l’outil logiciel incontournable pour accroître la productivité, réduire les coûts d’infrastructure et faciliter la communication entre les utilisateurs.

Voici quelques outils clés de la suite Office 365 qui vous permettront d’optimiser vos opérations commerciales.

1 : Delve – Vous avez du mal à obtenir l’information dont vous avez besoin en ce moment? Microsoft Office Delve ; un gestionnaire de profil et de contenu basé sur le cloud, organisera vos fichiers fréquemment utilisés pour que vous puissiez y accéder facilement et rapidement.

Propulsé par Office Graph (base de données recueillant des informations sur l’identité et l’activité de l’utilisateur), Delve vous fournira des informations en adéquation avec ce sur quoi vous travaillez et avec qui vous travaillez.

L’outil Office Delve crée, édite, partage et conserve votre contenu en un seul endroit – dans tout l’environnement Office 365.

2 : Calendrier et courriels – Grâce aux calendriers de groupe, vous pouvez gérer votre emploi du temps plus efficacement qu’il s’agisse de réunions, d’échéanciers de projets ou d’événements d’entreprise.

Les calendriers de Microsoft vous donnent la possibilité de rester synchronisé avec vos collègues de pratiquement n’importe où et à tout moment. De plus, le service de messagerie électronique en ligne Microsoft Exchange Online offre une abondante fonction de messagerie surclassée pour tous vos appareils compatibles avec Internet.

Avec Exchange Online, chaque utilisateur a accès à une messagerie de 50 Go, le tout conservé par Microsoft pour que vous n’ayez pas à vous soucier des mises à jour, de la sécurité et de la sauvegarde.

3 : Microsoft Flow – Flow est un outil basé sur le cloud, qui permet aux utilisateurs de créer et d’automatiser des tâches dans de multiples applications et services. Les tâches automatisées sont connues sous le nom de Flux.

Avec Flow, vous pouvez automatiser des tâches répétitives sans développeur, ce qui vous permet d’économiser les coûts liés à l’embauche de nouveaux employés. De plus, vos développeurs internes se concentreront sur des activités plus productives.

Pour créer un Flux, un utilisateur doit spécifier quelle action doit être effectuée lorsqu’un événement spécifique est déclenché. Les notifications de déclenchement sont l’utilisation la plus courante de Microsoft Flow, où vous pouvez créer un workflow automatisé pour avertir par e-mail les représentants des ventes lorsqu’un lead est ajouté au système.

4 : OneDrive for Business – Vous avez un projet impliquant plusieurs utilisateurs distants ?

L’enregistrement d’un fichier sur OneDrive vous permet de collaborer avec plusieurs utilisateurs en temps réel. Partie intégrante de la suite Microsoft Office 365, chaque utilisateur dispose de 1 To d’espace pour stocker, synchroniser et partager des fichiers de travail. Cet espace disque dans le cloud est accessible depuis le web sur votre poste de travail, votre PC, vos appareils mobiles et votre smartphone.

Avec les bons paramètres d’autorisation, vous pouvez contrôler l’accès à vos fichiers. Et même si vous éditez du contenu hors ligne, il se synchronise automatiquement dès qu’une connexion Wi-Fi est disponible.

5 : SharePoint Online – Une suite bureautique d’applications cloud et web ; SharePoint Online offre de puissantes fonctionnalités d’entreprise sans les frais généraux liés à la mise en place de l’infrastructure en interne.

Microsoft SharePoint permet aux collègues de travailler plus facilement ensemble, car ils partagent leurs idées, gèrent et stockent les informations. Vous travaillez sur un projet avec plusieurs partenaires ? Grâce à un accès facile aux outils collaboratifs, SharePoint vous permet d’accéder rapidement aux bonnes personnes et informations pour prendre de meilleures décisions et pour réaliser vos projets dans les délais.

Et avec des options de gestion flexibles, vous conservez le contrôle même lorsque vous accordez l’accès à des utilisateurs externes.

6 : PowerBI – Propulsé par la BI (Business Intelligence) : une solution technologique conçue pour aider les dirigeants et autres utilisateurs finaux à analyser les données afin d’obtenir des informations exploitables ; PowerBI est un logiciel libre-service basé sur le cloud (disponible sous forme d’application téléchargeable pour Windows 10, Android et iOS) qui fournit aux utilisateurs non techniques des outils interactifs pour l’analyse, la visualisation et le partage de rapports sans dépendre du personnel informatique ou d’un administrateur de base de données.

PowerBI est un logiciel avancé de visualisation de données qui met vos données en ligne et favorise une meilleure collaboration avec vos équipes pour une meilleure prise de décision.

7 : Yammer – Un microblogging privé et un outil de collaboration pour les réseaux sociaux d’entreprise ; Yammer offre à votre équipe un moyen simple de se connecter et de s’engager.

Sur Yammer, vous pouvez échanger des idées, partager des mises à jour et des sources de connaissances actualisées en utilisant le flux Discovery ; une recherche intelligente qui fournit des résultats personnalisés, utiles dans la prise de décision.

Contrairement aux plateformes de médias sociaux comme Facebook, Yammer permet aux utilisateurs appartenant uniquement au même domaine de courriel de se connecter entre eux. Cette fonctionnalité permet aux employés de l’entreprise de communiquer en privé, en utilisant une