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Usar Office 365 E5 para poner la colaboración en el centro de la organización

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Tanto Microsoft Teams como Yammer y los Grupos de Office 365, pueden contribuir a ello

Using Office 365 E5 to put collaboration at the centre of the organisation

 

La colaboración es la savia de las organizaciones de hoy en día. Los trabajadores no llegarían muy lejos si no hablaran entre ellos, y serían menos productivos. Conseguir que las personas hablen entre ellas fácilmente y con menos fricciones es el objetivo para cualquier empresa que quiera sacar adelante mayor volumen de trabajo.

Pero la verdadera cuestión no es tanto lograr que las personas hablen entre ellas, sino conseguir que utilicen aquellas herramientas con las que se sientan a gusto. Cuando un usuario está contento, ¡es más productivo! Es importante destacar que las organizaciones se están alejando de un enfoque genérico haciendo que todo el mundo utilice la misma herramienta. En el pasado, las TI intentaron implantar un único producto en sectores amplios hileras de personas, y las empresas se quejaron de que estas herramientas no eran suficientemente veloces o fáciles de usar.

Microsoft Office 365 contiene una serie de herramientas que pueden implantarse en una organización y facilitar la comunicación sin fricciones entre grupos de empleados. La colaboración consiste en grupos o equipos de personas que se unen para trabajar y alcanzar un objetivo: tiene que ver con el modo en que desean trabajar, en qué están trabajando, y la velocidad a la que se ejecuta ese proyecto.

Así pues, ¿en qué lugar de todo esto se sitúan las herramientas que proporciona Office 365? Y, ¿qué herramienta debería usarse? ¿y dónde? En muchos aspectos, no se trata tanto de aspectos tecnológicos, sino de la cultura de las organizaciones y de los diferentes grupos que la componen.

Grupos de Office 365

Los grupos de Office 365 son un servicio diseñado para desarrollar la colaboración dentro de un equipo de personas. Funciona con las aplicaciones de Office 365, de manera que los usuarios pueden colaborar con sus compañeros para redactar documentos, crear hojas de cálculo, trabajar en proyectos, programar reuniones o enviar correos electrónicos.

Esto significa que se puede elegir dónde mantener las conversaciones, bien sea en Outlook, Yammer o Microsoft Teams (más información sobre estas opciones más adelante).

Un grupo de Office 365 no solo dispone de una lista de distribución dentro del grupo, sino que también comparte una Biblioteca de documentos (para almacenar archivos y carpetas de grupo), un Bloc de notas de OneNote (para tomar notas de proyectos y reuniones) y una Herramienta de planificación (para organizar y asignar tareas y obtener actualizaciones del progreso del proyecto).

Cuando un usuario se une a un grupo, su dirección de correo electrónico se agrega a la lista de distribución, y también obtiene acceso a la información de grupo. Al usar los grupos de Office 365 en Outlook o Outlook en la web, los usuarios ven una Bandeja de entrada para ese grupo que contiene todos los mensajes de grupo y un Calendario compartido para programar reuniones y eventos del grupo. Cuando un usuario accede a un grupo de Office 365 desde Yammer, por medio de las conversaciones de Yammer intercambiará los mensajes entre los miembros de su grupo. Microsoft Teams también puede añadirse a un grupo de Outlook para que los compañeros tengan acceso a las conversaciones en Outlook o en Teams.

Microsoft Teams

Es evidente que estamos ante la respuesta de Microsoft a Slack. Microsoft Teams es un área de trabajo basada en chat que puede integrarse con otras aplicaciones de Office. Skype también está plenamente integrado para que los usuarios puedan participar en llamadas de voz y en llamadas de vídeo.

Lo fundamental de Teams son los hilos de conversación. En estos hilos, los usuarios pueden agregar a las conversaciones emojis, GIFs y stickers (imágenes).

Los debates se agrupan en canales diferenciados, y los canales se crean con los equipos. Existe un canal general para cada equipo y se pueden crear otros para cuestiones o proyectos específicos. Se pueden crear más canales para recoger fuentes de noticias externas, como Twitter, a través del mismo modelo que Exchange.

En la parte superior de cada canal hay pestañas para colgar cosas que puedan ser útiles para el equipo, como vínculos a páginas web, documentos Office, Blocs de notas de OneNote, etcétera. Se accede a los archivos a través de SharePoint.

Además, Microsoft Teams cuenta también con T-Bot, un asistente de inteligencia artificial incrustado que muestra a los usuarios cómo familiarizarse con este servicio y cómo usar sus funciones.

Los desarrolladores también pueden ampliar Microsoft Teams; el servicio está integrado con más de 150 partners, entre ellos, Zendesk, Asana, Hootsuite e Intercom. Además, Microsoft promete más herramientas y soporte para la comunidad de desarrolladores para integrar otros servicios con Teams.

Yammer

El grueso de la atención está puesto en los grupos de Office 365 y en Microsoft Teams; entonces, ¿sigue quedando espacio para Yammer?

La respuesta es sí. Y depende de adónde se orienten los productos y quién (y dónde) debe usarlos.

Yammer es mejor para grupos grandes, o para la transparencia de la empresa, mientras que Teams es mejor para equipos más pequeños que trabajan en tiempo real. Yammer también es estupendo para lograr hallazgos fortuitos desde una fuente de noticias agregada, y para organizar la colaboración, un “equipo de equipos”, si se quiere.

La agrupación de comunidades puede ser un estímulo para la realización de actividades y proyectos. También puede servir como lugar donde pedir ayuda o preguntar dudas. Yammer funciona bien para crear comunidades de prácticas e intereses y desarrollar habilidades y conocimientos, mientras que Teams cuenta con WhoBot, una herramienta útil para encontrar un experto específico.

Conclusión

Si bien tener varias opciones puede ser algo bueno, disponer de muchas puede paralizar la toma de decisiones. Para asegurarse de que elige la herramienta adecuada, reflexione y piense cuáles son sus prioridades y objetivos. Cuando los tenga claros, la respuesta a sus necesidades en lo referente a la colaboración surgirá sola.

I am the Group Chief Marketing Officer at Crayon. My team are focused on driving enhanced lead generation campaigns and nurturing for our sales organisations across multiple geographies though the utilisation and coordination of all online and offline communication channels. We are driving increased brand awareness in the business's core competency areas of Software Asset Management (SAM), cloud and volume licensing solutions and associated consultancy services. I have over 20 years of senior business leadership experience within direct marketing/direct sales and mass distribution businesses, in both the B2B and B2C markets serving on the boards of both private and public multinational corporations.