Fem tips til hvordan dere kan få mest mulig ut av Microsoft...

Fem tips til hvordan dere kan få mest mulig ut av Microsoft Teams og Skype

by -
0 74

Organisasjoner er alltid på utkikk etter måter å forbedre produktiviteten og samarbeidet blant medarbeiderne på.
Da er det en god strategi å tilslutte seg programvare på bedriftsnivå, med Microsoft Teams og Skype som foretrukne valg blant brukerne.
Når Skype for Business integreres med Microsoft Teams, kan brukerne samle innhold, kontakt og samtaler på ett sted for sømløst samarbeid.
Disse fem tipsene vil hjelpe dere med å få mest mulig ut av implementeringen.

Tips 1 – Skap bevissthet for å bedre tilslutningen

En organisasjon som ønsker å ta i bruk driftsprogramvare som Microsoft Teams og Skype for Business, må øke kunnskapen og bevisstheten om hva hver plattform er og hvordan de kan hjelpe alle deler av virksomheten.
Virksomheter må prioritere brukstilfeller og scenarioer for å illustrere vellykket bruk av programvaren.
Én måte å gjøre dette på er gjennom arrangementer i regi av bedriftens IT- og markedsføringsavdelinger sammen med entusiastiske medarbeidere, der demoer kjøres og studier av suksesstilfeller sendes rundt.
En sluttbrukerstudie fra Microsoft viste at læring fra dyktige kollegaer er blant de mest effektive metodene for å lære hvordan man skal bruke en ny teknologi.
Filialkontorer kan delta på slike arrangementer på nettet ved hjelp av programvaren som demonstreres.
Snakk om produktenes ulike funksjoner og hvordan de vil påvirke viktige grupper i organisasjonen.
Dette vil ha større gjennomslagskraft enn å sende en generell e-postmelding til de ansatte om den forestående migreringen.

Tips 2 – Involver sentrale interessenter og ledere

Å maksimalisere utbyttet fra Teams- og Skype-tilslutningen vil kreve samarbeid fra de sentrale enhetene i virksomheten.
En betydelig del av dette utbyttet vil bestemmes av hvor involvert sentrale interessenter og ledere er i bevisstgjørings- og implementeringsfasen.
Identifiser og opprett et «suksessteam» bestående av direktører og juridiske medarbeidere samt representanter fra IT-, markedsførings-, HR-avdelingene, som vil eie og fremme organisasjonens ønskede resultat.
Dette teamet kan fungere som programmets ansikt utad og identifisere eksempler på forretningsverdier for å fremme bevisstgjøring blant medarbeiderne.

Tips 3 – Profiler sluttbrukere for brukeropplæring

Når dere tar i bruk et nytt samarbeids- og kommunikasjonsverktøy som Microsoft Teams og Skype, er det svært viktig å evaluere sluttbrukerne basert på jobbehovene deres.
Brukere er forskjellige og vil ikke passe godt inn i en og samme brukergruppe.
Derfor bør brukerne grupperes i kategorier basert på brukertype.
Denne prosessen kalles profilering.
Profilering vil lette den etterfølgende brukeropplæringen og gjøre den så problemfri som mulig.
På denne måten vil medarbeiderne få en bedre forståelse av hvorfor det er nødvendig med endringer, og hvordan det påvirker deres egen rolle i selskapet.
Profilering vil dessuten hjelpe dere til å bruke arbeidsscenarioer og forretningsprosesser som er velkjente og virkelige for de enkelte brukergruppene, slik at de lettere kan se forbindelser mellom arbeidsoppgavene sine og de nye verktøyene.

Tips 4 – Utarbeid og test en kommunikasjonsstrategi

Microsoft Teams og Skype for Business endrer seg stadig med nye funksjoner og oppdateringer. Det er viktig at brukere ikke henger seg opp i at de må prøve å bruke hver eneste tilgjengelige funksjon.
Microsoft Teams og Skype tilbyr selvfølgelig lignende kommunikasjonsfunksjoner, som direktemeldinger og lydanrop, noe som er bra for kompatibiliteten. Organisasjoner bør utarbeide spesifikke planer som beskriver bestemte situasjoner der man bør bruke den ene programvaren fremfor den andre.
Dette vil gjøre det lettere for sluttbrukerne å velge hvilket verktøy de skal bruke når, til tross for den overlappende funksjonaliteten som kan være forvirrende.
Derfor er det hensiktsmessig å gjennomføre forhåndstester for ulike profilgrupper for å kunne gi veiledning.

Tips 5 – Minimaliser e-postkommunikasjon

En stor fordel med Microsoft Teams er at det blir mulig for virksomheter å samle all kommunikasjon på ett sted.
Dette sparer brukerne for bryderiet med å bla seg gjennom lange e-postkjeder med intern kommunikasjon.
Å installere Microsoft Teams-appen på brukernes stasjonære PC-er vil tilrettelegge for dette, siden de på grunn av Teams-varslingsfunksjonen neppe vil ty til e-post for å kommunisere med andre brukere.
Microsoft Teams og Skype forenkler dessuten onboarding av nye medarbeidere og brukere.
I stedet for å sende strømmer av e-poster eller overlevere en stor bunke dokumenter til nye teammedlemmer, kan du simpelthen dele samtaler og prosjekter med dem.

Finn ut mer og meld deg på et av våre webinarer