De fem beste grunnene til å implementere samordnet kommunikasjon i virksomheten

De fem beste grunnene til å implementere samordnet kommunikasjon i virksomheten

by -
0 59

Kommunikasjons- og samarbeidsløsningene fortsetter å utvikle seg uhyre raskt. Telefon, direktemeldinger og e-post har blitt forbedret med nye funksjoner som kan være svært nyttige for virksomheter.
Så langt har disse forbedringene kulminert i «samordnet kommunikasjon» eller UC (Unified Communications) – et system som integrerer flere kommunikasjonsmetoder i et selskap.
UC kan fremme effektiviteten i virksomheten på flere måter:

1. En mer sømløs prosess

Sentralisert databehandling og kommunikasjonsverktøy som Microsoft Teams og Skype for Business kan åpne for sømløst samarbeid og kommunikasjoner som er søkbare på nøkkelord, og dermed påvirke forretningsproduktiviteten kraftig.
Forskning fra McKinsey viser at bedre kommunikasjon på grunn av sosiale teknologier kan kutte tiden de ansatte bruker på å lete etter selskapsinformasjon, med hele 35 prosent.

Dette underbygger at innføring av samordnet kommunikasjon i virksomheten kan være verdiskapende både innad i og mellom foretak, gjennom å forenkle arbeidsflyten for raskere og mer effektivt samarbeid.
Å samle kommunikasjonsverktøyene i en UC-tjeneste kan hjelpe dere å oppnå sanntidsrapportering og automatisere redundans.
Med UC reduseres behovet for å veksle mellom programmer drastisk, takket være integrasjon med apper som Twitter, Skype og andre løsninger for dokumentstyring og kommunikasjon.

2. Bedre kommunikasjon og produktivitet både for arbeidsgiver og arbeidstaker

Et potensielt fortrinn ved UC som ofte overses, er dens evne til å øke den generelle produktiviteten. En av de viktigste måtene som UC fremmer forretningseffektiviteten på, er ved å gjøre kommunikasjonen mellom medarbeiderne mer fleksibel.
UC tilrettelegger for et miljø der ulike kommunikasjonskanaler kan kombineres i én enkelt plattform. På denne måten blir det enklere for medarbeidere å samhandle med hverandre i sanntid, selv om de befinner seg på ulike steder.
Med et miljø som er virtualisert gjennom skyinfrastruktur og IP-baserte nettverk, kan du bygge opp en IT-infrastruktur som stimulerer UC.
Videre kan UC gi informasjon om hvor mange medarbeidere som jobber i virksomheten på ethvert gitt tidspunkt, og partnere som arbeider andre steder.
Det er denne fleksible tilnærmingen til arbeidet som UC er så velegnet for.

3. Forbedret bruk av sosiale medier

«Millennium-generasjonen» er den mest tallrike aldersgruppen i dagens arbeidsliv, og de foretrekker gjerne å kommunisere via sosiale medier.
I 2017 brukte gjennomsnittspersonen minst to timer per dag på sosiale medier ved hjelp av diverse apper.

Med en så sterk preferanse for arbeidsverktøy basert på sosiale medier – noe som også inkluderer læring på arbeidsplassen, samarbeid og direktemeldinger – bør det være mulig å forbedre både brukerengasjement og kundetilfredshet ved å integrere verktøy for kommunikasjon via sosiale medier i virksomhetens UC-system.
Ved å optimalisere UC-kanalene kan organisasjonen jobbe smidigere og fatte beslutninger umiddelbart, siden medarbeiderne bruker sanntidsfunksjonaliteten i sosiale medier til å kommunisere med kollegaer.
Dette vil åpne for samarbeid og mer nyskapende tenkning, ideer og prosjektdiskusjoner blant medarbeiderne, som kan bringe selskapet fremover.

4. Et helintegrert system med fleksible arbeidsmåter

Som tjenesteleverandør vil det å implementere en førsteklasses samordnet kommunikasjon bidra til å kontrollere kompleksiteten som følger med et helintegrert kommunikasjonssystem som støtter konferanser, lyd- og videoanropsfunksjonalitet, som Skype for Business, fildeling og andre UC-løsninger.
Forskning har vist at selskaper som tilbyr sine ansatte fleksible arbeidsmetoder, har større produktivitet selv ved uforutsette avbrudd når de ansatte kan jobbe borte fra arbeidsplassen.
Selv om noen jobber utføres best i bedriftens lokaler, kan et helintegrert UC-system gagne medarbeiderne ved å tilby flere alternative arbeidsoppgaver og typer arbeid.
Et helintegrert UC-system tilbyr fleksibilitet, og prisene vil variere etter de enkelte bedriftenes egne behov.

5. Styrk IT-sikkerheten

Trusler som skadelig programvare og cyberangrep gjør at selskaper må være på vakt mot sårbarheter og smutthull i IT-økosystemet sitt.
På grunn av integrasjonen av svært forskjellige teknologier følger det noen helt spesielle sikkerhetsutfordringer med UC. Funksjoner som taleanrop, videokonferanser, skjermdeling osv. har sine egne sårbarheter.
Selskaper er nødt til å være oppmerksomme på alle disse potensielle sikkerhetsrisikoene når de ruller ut et system for samordnet kommunikasjon som et ledd i IT-strategien sin.
Å samarbeide med en UC-leverandør som har erfaring med å opprette sikre tilkoblinger på tvers av flere programvareleverandører og et bredt spekter av utrullingsalternativer, kan ikke bare løse problemene med grunnleggende UC-sikkerhet, men også styrke sikkerheten i hele IT-infrastrukturen.
Hvis du trenger brukerstøtte på veien til en kommunikasjons- og samarbeidsstruktur som er skreddersydd for dere, oppfordrer vi deg til å henvende deg til Crayons eksperter på samordnet kommunikasjon.
Vi vil kontakte deg for å finne de beste alternativene til akkurat deres behov for samordnet kommunikasjon.

 

Finn ut mer og meld deg på et av våre webinarer