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James Jones

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SAM and Licensing specialist at Crayon.

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Les entreprises sont toujours à l’affût de moyens d’améliorer la productivité et le travail d’équipe.

L’adoption d’un logiciel d’entreprise est stratégique, avec Microsoft Teams et Skype qui se placent à un niveau élevé sur l’échelle des préférences des utilisateurs.

Grâce à l’intégration de Skype for Business dans Microsoft Teams, les utilisateurs peuvent disposer d’un endroit unique où figurent leur contenu, leurs contacts et leurs conversations, pour un travail d’équipe fluide. Ces cinq conseils vous aideront à optimiser votre implémentation.

Conseil 1 — Sensibilisez pour une meilleure adoption

Une entreprise qui cherche à adopter des logiciels opérationnels tels que Microsoft Teams et Skype for Business doit susciter de l’intérêt pour ces plate-formes et pour ce qu’elles peuvent apporter à chaque secteur d’activité.

Les entreprises doivent classer par ordre de priorité les cas et scénarios d’utilisation afin de mettre en avant le succès qu’ils pourront obtenir grâce à ce logiciel.

Une façon d’y parvenir est l’organisation d’événements par les départements IT et marketing de l’entreprise et par des employés enthousiastes, où se dérouleront des démos et seront diffusées des études de cas de réussite.

Une étude Microsoft auprès d’utilisateurs finaux démontre qu’apprendre de ses collègues « champions » est l’une des méthodes les plus efficaces pour apprendre à utiliser une nouvelle technologie. Des bureaux distants pourraient participer à de tels événements en ligne grâce au logiciel dont vous faites la démonstration.

Parlez des différentes caractéristiques des produits et de leur impact sur les principaux groupes dans votre entreprise. Cela s’avérera mieux que d’envoyer un courriel général à votre personnel au sujet de la migration à venir.

Conseil 2 — Faites participer les principaux intervenants et les cadres supérieurs

Tirer le meilleur parti de l’adoption de Teams et de Skype nécessitera une approche hautement collaborative des unités les plus intégrées de l’entreprise.

Une part considérable du résultat de votre adoption sera déterminée par l’implication des principaux intervenants et cadres durant la phase de sensibilisation et d’implémentation.

Identifier et mettre en place une « Success Team » composée de cadres dirigeants, de représentants de l’informatique, du marketing, des ressources humaines et du juridique qui détiendra et conduira le résultat attendu par l’entreprise. Cette équipe peut être le visage du programme, en identifiant des études de cas de valeur pour sensibiliser le personnel.

Conseil 3 — Profilez des utilisateurs finaux pour la formation des utilisateurs

Lorsque vous adoptez un nouvel outil de collaboration et de communication comme Microsoft Teams et Skype, il est essentiel d’évaluer vos utilisateurs finaux en fonction de leurs besoins professionnels.

Tous les utilisateurs ne s’intègrent pas facilement dans un groupe car ils ne sont pas tous pareils. Par conséquent, vous devez regrouper vos utilisateurs en catégories en fonction du type d’utilisateur. Ce processus s’appelle le profilage.

Le profilage permettra à la formation ultérieure destinée aux utilisateurs de se dérouler aussi simplement que possible. De cette façon, les employés comprendront mieux pourquoi les changements sont nécessaires et comment ils affectent leur rôle dans l’entreprise.

De plus, le profilage vous aidera à utiliser de véritables scénarios de travail et des processus opérationnels familiers pour chaque groupe d’utilisateurs afin de créer des liens entre leurs tâches et les nouveaux outils.

Conseil 4 — Créez et testez votre stratégie de communication

Bien que Microsoft Teams et Skype for Business évoluent constamment avec l’ajout de nouvelles fonctionnalités et mises à jour. Il est important que les utilisateurs ne perdent pas leur temps à essayer d’utiliser toutes les fonctionnalités disponibles.

Bien entendu, Microsoft Teams et Skype offrent des fonctions de communication similaires, telles que la messagerie instantanée et les appels audio, ce qui est un bon point pour l’interopérabilité ; les entreprises devraient plutôt créer des plans spécifiques qui décrivent des situations particulières dans lesquelles vous utiliseriez un logiciel plutôt qu’un autre.

Cette étape aidera les utilisateurs finaux à définir quel outil utiliser et quand l’utiliser, malgré le recoupement des fonctionnalités qui peut prêter à confusion.

Par conséquent, il est préférable d’effectuer des tests pilotes pour différents groupes de profils afin de fournir des conseils avisés.

Conseil 5 — Réduisez au minimum la communication par courriel

L’un des principaux avantages de Microsoft Teams est qu’il permet aux entreprises de conserver toutes leurs communications au même endroit. Cela permet aux utilisateurs d’éviter les tracas liés au brassage de longues chaînes de courriels pour la communication interne.

L’installation de l’application Microsoft Teams sur les ordinateurs des utilisateurs facilitera cette opération, car il est peu probable qu’elle soit utilisée par défaut pour envoyer des courriels à d’autres utilisateurs, en raison de sa fonction de notification.

En outre, Microsoft Teams et Skype facilitent l’intégration des employés et des utilisateurs. Plutôt que de rediriger de nombreux courriels ou de remettre une énorme pile de documents aux nouveaux membres de l’équipe, vous pouvez simplement partager des conversations et des projets avec eux.

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Le monde de la communication et de la collaboration continue d’évoluer à une vitesse fulgurante. Le téléphone, la messagerie instantanée et le courrier électronique ont été améliorés grâce à de nouvelles fonctionnalités qui apportent une valeur ajoutée significative aux entreprises.

Le point culminant de ces améliorations sont les communications unifiées : un système qui intègre de multiples méthodes de communication au sein d’une entreprise.

Voici comment les UC peuvent améliorer l’efficacité de votre entreprise.

  1. Un processus plus homogène

Les outils centralisés de traitement des données et de communication tels que Microsoft Teams & Skype for Business peuvent fournir une collaboration ininterrompue et des conversations consultables par mots clés qui toutes deux peuvent avoir un impact considérable sur le processus de productivité de votre entreprise.

Une étude de Mckinsey montre qu’une communication plus efficace établie par les technologies sociales peut conduire à un gain de 35 % du temps que les employés consacrent à chercher des données de l’entreprise.

Source de l’image : Mckinsey

Cela prouve que d’implémenter les communications unifiées dans vos opérations commerciales simplifie votre flux de travail pour un travail d’équipe plus rapide et plus efficace. Ce qui peut générer de la valeur à la fois entre et au sein des entreprises.

L’agrégation de vos outils de communication dans un service d’UC peut vous aider à réaliser votre reporting en temps réel et à automatiser la redondance.

Avec les UC, votre nécessité de passer d’un logiciel à un autre diminue considérablement grâce à l’intégration avec des applications comme Twitter, Skype et d’autres solutions de gestion documentaire et de communication.

  1. Amélioration des communications et de la productivité pour les employeurs et les employés

Souvent négligé, l’un des avantages potentiels des UC est leur capacité à générer des niveaux de productivité. L’un des principaux moyens d’accroître l’efficacité des entreprises grâce aux communications unifiées est d’assouplir la communication dans le milieu de travail.

Les UC rendent possible la création d’un environnement où les différents canaux de communication peuvent être réunis sur une seule plate-forme. De cette façon, les employés peuvent facilement interagir entre eux, même dans des endroits éloignés en temps réel.

Avec un environnement virtualisé dans l’infrastructure cloud et dans les réseaux IP, vous pouvez créer une structure informatique qui améliore les UC. De plus, les UC peuvent vous donner à tout moment un aperçu du nombre d’employés travaillant dans l’entreprise et des partenaires opérant hors site. Les UC sont pensées pour offrir cette souplesse d’approche au travail.

  1. Améliorer l’utilisation des médias sociaux

La génération Y est la plus nombreuse dans le milieu du travail d’aujourd’hui, avec une préférence pour les moyens de communication basés sur les médias sociaux.

En 2017, un individu ordinaire passait au moins deux heures par jour sur les médias sociaux, par l’utilisation d’applications spécifiques.

Source de l’image : GlobalWebIndex

Avec cette préférence marquée pour les outils de travail basés sur les médias sociaux, qui incluent l’apprentissage en milieu de travail, la collaboration et la messagerie instantanée, l’intégration d’outils de communication des médias sociaux à votre système d’UC peut améliorer l’engagement des utilisateurs et la satisfaction du client.

En optimisant vos canaux d’UC, les sociétés pourront être plus dynamiques et la prise de décision instantanée, car les employés utilisent les fonctionnalités en temps réel des médias sociaux pour communiquer avec leurs collègues.

Cela ouvrira la voie à la collaboration, puisque les employés seront inspirés par des pensées plus innovatrices, par des idées et des discussions de projet qui peuvent faire avancer l’entreprise.

  1. Système tout-en-un avec options de travail flexibles

L’implémentation d’une communication unifiée de premier ordre en tant que fournisseur de services vous aidera à maîtriser les complexités d’un système de communication tout-en-un qui prend en charge l’intégration des salles de conférence, les fonctions audio/vidéo du réseau téléphonique commuté telles que Skype for Business, le partage de fichiers et d’autres solutions d’UC.

Les recherches démontrent que les entreprises qui fournissent des moyens flexibles à leurs employés voient leur productivité augmenter et ce, même en cas d’interruptions imprévues durant lesquelles les travailleurs peuvent travailler à distance.

Bien que certains emplois ne se prêtent pas au travail à distance, un système de communications unifiées peut être avantageux pour les employés qui ont de multiples responsabilités et options de travail.

Bien qu’un système d’UC tout-en-un apporte de la flexibilité, les prix varient en fonction des besoins uniques de l’entreprise.

  1. Augmenter la sécurité informatique

Avec l’avènement des logiciels malveillants et des attaques de cybersécurité, les entreprises doivent prêter attention aux vulnérabilités et aux failles de leur écosystème informatique.

En raison de l’intégration de technologies disparates, les UC présentent des défis de sécurité plutôt uniques. Les fonctionnalités telles que les appels vocaux, les réunions de conférence, le partage d’écran, etc. sont livrées avec leurs vulnérabilités.

Il est essentiel que les entreprises soient conscientes de tous ces risques de sécurité potentiels lorsqu’elles déploient un système d’UC dans le cadre de leur stratégie informatique.

Un partenariat avec un fournisseur de communications unifiées expérimenté dans le domaine des connexions sécurisées entre plusieurs éditeurs de logiciels et avec un large éventail d’options de déploiement peut non seulement résoudre les problèmes de sécurité d’UC de base, mais également renforcer la sécurité de votre infrastructure informatique globale.

Si vous avez besoin d’aide dans votre parcours vers une structure de communication et de collaboration conçue sur mesure pour vous, n’hésitez pas à contacter les experts en Communications Unifiées de Crayon.

Nous prendrons contact avec vous pour trouver les meilleures options pour vos besoins de communications unifiées.

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Selon un sondage du Holmes Report, 37 milliards de dollars ont été perdus chaque année en raison de malentendus et d’une mauvaise communication entre les employés. Selon le proverbe, « La ponctualité est l’âme des affaires », mais la communication est sans aucun doute le pont menant aux profits.

La collaboration étant le principal moteur de la croissance soutenue des PME, Microsoft Office 365 est devenu l’outil logiciel incontournable pour accroître la productivité, réduire les coûts d’infrastructure et faciliter la communication entre les utilisateurs.

Voici quelques outils clés de la suite Office 365 qui vous permettront d’optimiser vos opérations commerciales.

1 : Delve – Vous avez du mal à obtenir l’information dont vous avez besoin en ce moment? Microsoft Office Delve ; un gestionnaire de profil et de contenu basé sur le cloud, organisera vos fichiers fréquemment utilisés pour que vous puissiez y accéder facilement et rapidement.

Propulsé par Office Graph (base de données recueillant des informations sur l’identité et l’activité de l’utilisateur), Delve vous fournira des informations en adéquation avec ce sur quoi vous travaillez et avec qui vous travaillez.

L’outil Office Delve crée, édite, partage et conserve votre contenu en un seul endroit – dans tout l’environnement Office 365.

2 : Calendrier et courriels – Grâce aux calendriers de groupe, vous pouvez gérer votre emploi du temps plus efficacement qu’il s’agisse de réunions, d’échéanciers de projets ou d’événements d’entreprise.

Les calendriers de Microsoft vous donnent la possibilité de rester synchronisé avec vos collègues de pratiquement n’importe où et à tout moment. De plus, le service de messagerie électronique en ligne Microsoft Exchange Online offre une abondante fonction de messagerie surclassée pour tous vos appareils compatibles avec Internet.

Avec Exchange Online, chaque utilisateur a accès à une messagerie de 50 Go, le tout conservé par Microsoft pour que vous n’ayez pas à vous soucier des mises à jour, de la sécurité et de la sauvegarde.

3 : Microsoft Flow – Flow est un outil basé sur le cloud, qui permet aux utilisateurs de créer et d’automatiser des tâches dans de multiples applications et services. Les tâches automatisées sont connues sous le nom de Flux.

Avec Flow, vous pouvez automatiser des tâches répétitives sans développeur, ce qui vous permet d’économiser les coûts liés à l’embauche de nouveaux employés. De plus, vos développeurs internes se concentreront sur des activités plus productives.

Pour créer un Flux, un utilisateur doit spécifier quelle action doit être effectuée lorsqu’un événement spécifique est déclenché. Les notifications de déclenchement sont l’utilisation la plus courante de Microsoft Flow, où vous pouvez créer un workflow automatisé pour avertir par e-mail les représentants des ventes lorsqu’un lead est ajouté au système.

4 : OneDrive for Business – Vous avez un projet impliquant plusieurs utilisateurs distants ?

L’enregistrement d’un fichier sur OneDrive vous permet de collaborer avec plusieurs utilisateurs en temps réel. Partie intégrante de la suite Microsoft Office 365, chaque utilisateur dispose de 1 To d’espace pour stocker, synchroniser et partager des fichiers de travail. Cet espace disque dans le cloud est accessible depuis le web sur votre poste de travail, votre PC, vos appareils mobiles et votre smartphone.

Avec les bons paramètres d’autorisation, vous pouvez contrôler l’accès à vos fichiers. Et même si vous éditez du contenu hors ligne, il se synchronise automatiquement dès qu’une connexion Wi-Fi est disponible.

5 : SharePoint Online – Une suite bureautique d’applications cloud et web ; SharePoint Online offre de puissantes fonctionnalités d’entreprise sans les frais généraux liés à la mise en place de l’infrastructure en interne.

Microsoft SharePoint permet aux collègues de travailler plus facilement ensemble, car ils partagent leurs idées, gèrent et stockent les informations. Vous travaillez sur un projet avec plusieurs partenaires ? Grâce à un accès facile aux outils collaboratifs, SharePoint vous permet d’accéder rapidement aux bonnes personnes et informations pour prendre de meilleures décisions et pour réaliser vos projets dans les délais.

Et avec des options de gestion flexibles, vous conservez le contrôle même lorsque vous accordez l’accès à des utilisateurs externes.

6 : PowerBI – Propulsé par la BI (Business Intelligence) : une solution technologique conçue pour aider les dirigeants et autres utilisateurs finaux à analyser les données afin d’obtenir des informations exploitables ; PowerBI est un logiciel libre-service basé sur le cloud (disponible sous forme d’application téléchargeable pour Windows 10, Android et iOS) qui fournit aux utilisateurs non techniques des outils interactifs pour l’analyse, la visualisation et le partage de rapports sans dépendre du personnel informatique ou d’un administrateur de base de données.

PowerBI est un logiciel avancé de visualisation de données qui met vos données en ligne et favorise une meilleure collaboration avec vos équipes pour une meilleure prise de décision.

7 : Yammer – Un microblogging privé et un outil de collaboration pour les réseaux sociaux d’entreprise ; Yammer offre à votre équipe un moyen simple de se connecter et de s’engager.

Sur Yammer, vous pouvez échanger des idées, partager des mises à jour et des sources de connaissances actualisées en utilisant le flux Discovery ; une recherche intelligente qui fournit des résultats personnalisés, utiles dans la prise de décision.

Contrairement aux plateformes de médias sociaux comme Facebook, Yammer permet aux utilisateurs appartenant uniquement au même domaine de courriel de se connecter entre eux. Cette fonctionnalité permet aux employés de l’entreprise de communiquer en privé, en utilisant une

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Si votre entreprise repose sur l’informatique, vous êtes bien conscient qu’il est nécessaire que les systèmes informatiques fonctionnent de manière fluide et efficace pour un rendement supérieur.

Bien que la construction et la maintenance d’une infrastructure de données soient aujourd’hui au cœur de la plupart des sociétés, la nécessité de contrôler les coûts et de maximiser les investissements logiciels est souvent prise en compte.

En tant que pratique exemplaire de l’industrie, la gestion des actifs logiciels SAM peut vous aider à synthétiser les coûts avec précision et à tirer le meilleur parti de vos ressources informatiques.

Se familiariser avec le SAM

En tant que société centrée sur l’informatique, la gestion de vos licences logicielles peut s’avérer fastidieuse. Il est intéressant de noter que certains matériels comportent également des composants sous licence, et pas seulement des logiciels, car les licences peuvent prendre plusieurs formes.

Plus qu’un simple outil d’audit informatique, la gestion des actifs logiciels SAM est un programme de conformité, de déploiement et d’optimisation. L’objectif fondamental d’un SAM est de vous donner une vue d’ensemble de vos ressources logicielles (et matérielles) avant leur déploiement et leur utilisation.

Plutôt qu’une compétence distincte, le SAM est un élément d’affaires essentiel, en particulier pour les entreprises modernes centrées sur l’informatique.

Le SAM assure le contrôle de l’infrastructure informatique d’une entreprise, la suppression des problèmes juridiques liés à l’utilisation incorrecte des logiciels et l’assurance que votre environnement logiciel est à jour. Sans ce logiciel, vous courez le risque de dépenser trop, en payant pour plus de produits que nécessaire.

Utiliser le SAM pour évaluer les besoins en licences de logiciels

Puisque l’utilisation du SAM devient sacro-sainte au sein des entreprises en tant qu’impératif commercial afin d’obtenir une valeur optimale de leurs investissements informatiques, le besoin de comprendre et de suivre les licences et l’utilisation des logiciels semble évident.

Une mission SAM soigneusement élaborée peut vous aider à gérer les risques de licence et les risques juridiques, tout en optimisant vos investissements de licences logicielles.

Vous pouvez vous intéresser à un SAM comme une suite de services pour auditer et contrôler votre logiciel d’entreprise, ou vous pouvez peut-être envisager de nombreux accords de licence pour contrôler les coûts. La révision de vos accords de licence des logiciels actuels par un SAM vous aidera à économiser sur les dépenses de logiciels et à trouver de meilleurs moyens d’équiper votre personnel.

En effet, le SAM vous permettra de recouper vos droits de licences et de vous rendre compte de la façon dont vous utilisez vos ressources logicielles.

Éliminer les logiciels non autorisés

En plus d’aborder les problèmes de licence avec le SAM, vous devriez mandater votre département informatique pour qu’il tienne un registre régulièrement mis à jour des actifs informatiques.

Cela nécessitera certainement l’utilisation d’outils de suivi des licences logicielles ; cependant, votre société réalisera des économies substantielles en récupérant les licences de logiciels inutilisés tout en éliminant les licences inutiles et non autorisées.

La plupart des sociétés informatiques ont déjà défini des suites logicielles standard pour exécuter des opérations quotidiennes, mais cela n’empêche pas les utilisateurs de télécharger et d’installer d’autres logiciels.

Les logiciels non autorisés peuvent inclure des utilitaires ou des applications indépendantes tels que les jeux ou la messagerie instantanée ; toutefois, ces derniers peuvent créer une faille dans la sécurité informatique et constituer une menace pour votre infrastructure informatique et vos données.

Les menaces peuvent également se manifester depuis d’anciennes versions de logiciels dans votre suite logicielle standard.

Vous pouvez garder le contrôle de ces risques inhérents en effectuant un audit SAM rigoureux.

Utiliser le SAM pour contrôler les coûts monétaires

Administré via un SAM en tant que plan de service, le SAM facilite l’identification des ressources logicielles dont vous disposez, permet de cibler ce qui fonctionne et s’il y a des redondances.

Un projetl SAM bien mis en œuvre vous aidera à réduire les coûts, à améliorer la conformité et la sécurité des licences, ainsi qu’à anticiper les besoins logiciels au fur et à mesure de l’évolution de votre entreprise.

Compte tenu de la complexité du fonctionnement des logiciels d’entreprise dans une société, le SAM s’est révélé particulièrement utile pour obtenir un avantage concurrentiel en aidant les sociétés à mettre en évidence les avantages et les inconvénients de projets informatiques potentiels.

Avec le SAM, vous pouvez déterminer si :

  • Vous pouvez en faire davantage avec le logiciel que vous possédez déjà
  • Vous pouvez contrôler les coûts et mieux gérer les questions d’ordre juridiques
  • Votre infrastructure informatique actuelle est prête à évoluer

Essentiellement, le SAM vous aide à optimiser vos actifs informatiques tout en conservant une bonne maîtrise de vos dépenses.

Surveillance de l’utilisation du logiciel

Non seulement le SAM vous aidera à minimiser l’utilisation de logiciels non autorisés, les risques de cybersécurité et les problèmes juridiques, mais vous serez également habilité à utiliser le logiciel approprié pour votre entreprise.

En vous assurant que vos employés utilisent le logiciel adapté à vos besoins, vous augmenterez la productivité et réduirez les coûts de licence des logiciels, tout en assurant le suivi et la comptabilisation de l’utilisation de vos actifs logiciels.

Les données d’utilisation du logiciel vous aideront à déterminer quels groupes de profils utilisent quelles applications au sein de votre personnel. Vous découvrirez également quelles applications sont de moins en moins utilisées et comment elles affectent la productivité de vos employés.

La découverte qui en résulte vous donnera une vue d’ensemble complète de votre inventaire de logiciels, ainsi que des données pertinentes qui peuvent vous aider à gérer votre structure informatique et à économiser de l’argent.

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Pour les entreprises informatiques, le Cloud Computing est un élément central de la productivité, de la communication et de la collaboration.

Et pour la plupart, Office 365 est l’environnement privilégié pour traiter et gérer les données, avec plus de 120 millions d’utilisateurs actifs en décembre 2017.

Puisque vous cherchez à tirer parti des solutions performantes de Microsoft Office destinées au courriel, à la messagerie instantanée, aux conférences Web, etc., voici comment obtenir un rendement optimal de votre investissement grâce au Cloud Computing.

  1. Stratégie informatique et continuité des opérations

Atteindre les objectifs de votre entreprise est au cœur d’une stratégie informatique. L’adoption d’un Microsoft CSP adapté à votre implémentation d’Office 365 améliorera immédiatement la productivité, la communication et l’efficacité, vous assurant ainsi d’obtenir votre Office 365 au meilleur rapport qualité-prix.

Grâce à une stratégie informatique personnalisée de Microsoft CSP, Office 365 sera dès le départ en accord avec vos plans d’affaires globaux.

Un CSP fiable équilibrera le contrôle et le coût avec un service de qualité, en vous éloignant d’une infrastructure de communication et de collaboration traditionnelle et gourmande en coûts, pour passer à un service d’entreprise hautement valorisé et managé dans le cloud. Un Office 365 optimisé pour le cloud augmentera l’agilité de votre entreprise grâce à un provisioning et une orchestration automatisés.

  1. Temps de déploiement réduit

Comme les activités quotidiennes de l’entreprise exigent davantage de collaboration, de productivité et d’agilité, tirer parti des services d’un CSP certifié assurera un approvisionnement sans faille et l’adoption d’Office 365.

Un CSP planifiera et concevra un plan de migration personnalisé adapté à vos besoins de productivité. Cela garantira le déploiement des bons composants d’Office 365, ce qui favorisera la collaboration interne et l’efficacité, permettant le retour sur investissement.

En outre, l’utilisation du logiciel CSP approprié réduira la courbe d’apprentissage de votre personnel informatique interne pour la planification, la conception et le déploiement d’Office 365.

Ce temps peut être alloué à des initiatives commerciales plus pertinentes. S’appuyer sur l’expertise des services Microsoft CSP de Crayon garantit un processus de déploiement typique et un cycle automatisé du produit contractuel.

  1. Soutien du personnel informatique 24h/24 et 7j/7

Travailler avec un CSP Microsoft qui offre une assistance 24h/24 et 7j/7 vous assure que votre département informatique interne dispose du support nécessaire pour le déploiement et l’administration d’Office 365.

Cela vous permettra d’établir une relation commerciale plus solide avec le CSP de votre choix, qui vous fournira des solutions de Cloud Computing personnalisées pour maximiser votre investissement Office 365.

Pour alléger les charges de la maintenance informatique interne, votre CSP sert également d’externalisation informatique pour gérer et résoudre de manière proactive les incidents liés à Office 365.

En tant que l’un des 10 premiers partenaires Microsoft mondiaux sur la plate-forme Cloud et la productivité, Crayon maîtrise parfaitement l’optimisation de votre déploiement d’Office 365.

Que vous commenciez à peine votre voyage dans le cloud ou que vous cherchiez à améliorer votre abonnement actuel à Office 365, Crayon vous aidera à planifier et à déployer afin de tirer le meilleur parti de votre abonnement.

  1. Coûts prévisibles et évolutivité

L’externalisation de vos services gérés sur le cloud vers un fournisseur infogéré centré sur le cloud tel que Crayon peut vous faire économiser des centaines, voire des milliers de dollars par mois par rapport à la mise en place d’un service informatique interne destiné à l’exécution de la configuration Office 365. Cela est particulièrement vrai si vous êtes une petite ou moyenne entreprise.

En externalisant vos services gérés par cloud vers un CSP, vous pouvez :

  • Contrôler et réduire les frais de maintenance du réseau
  • Décider combien vous êtes prêt à payer, donc établir une facture mensuelle uniforme.
  • Avoir un plan de service personnalisé selon les besoins de votre Office 365.

Les CSP n’offrent pas uniquement des solutions d’hébergement sur le cloud pour Office 365 ; la prise en charge et l’accès évolutif aux applications, aux ressources et aux mises à niveau sont inclus dans une seule facture, éliminant ainsi le besoin de matériel et de logiciels coûteux.

  1. Sécurité des données et reprise après sinistre

Le traitement fluide et la sécurité des données sont les éléments vitaux d’un service de Cloud Computing. Après avoir évalué et conçu un nombre incalculable d’infrastructures et de réseaux sur le cloud, Crayon peut personnaliser un service Microsoft cloud avec une redondance et une résilience éprouvées, pour un déploiement Office 365 fluide.

Face aux préoccupations croissantes en matière de cybersécurité, votre plan d’adoption d’Office 365 doit inclure l’évaluation des risques opérationnels, la protection des données, la reprise après sinistre et même la sensibilisation du personnel informatique.

L’évaluation GRATUITE de la préparation au Cloud de Crayon, ainsi que le service complet Cloud-iQ, est une double approche qui peut vous aider à tirer le meilleur parti de votre abonnement Office 365, à condition que vous détailliez les objectifs uniques et les besoins informatiques de votre entreprise.

Construit à partir de zéro pour le moteur Microsoft Office 365, Cloud-iQ offre des services cloud inégalés et renforcés en fonction des besoins uniques de votre entreprise.

En fonction de vos besoins en matière de sécurité des données, nous analyserons votre état de préparation actuel et vous proposerons des conseils d’experts sur les mesures à prendre pour atténuer les cyber-menaces potentielles qui pèsent sur vos données confidentielles.

En cas de compromis, la continuité de vos opérations commerciales est garantie avec un minimum de temps d’arrêt (le cas échéant).

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El mundo de la comunicación y la colaboración sigue evolucionando casi a la velocidad del rayo.

El teléfono, la mensajería instantánea y el correo electrónico se han ampliado con nuevas funciones que añaden un valor significativo a las empresas. La culminación de estas mejoras son las comunicaciones unificadas: un sistema que integra múltiples métodos de comunicación dentro de una empresa. Así es cómo UC puede generar eficiencia en su negocio. 

  1. Un proceso más fluido

Las herramientas de comunicación y procesamiento centralizado de datos, como Microsoft Teams y Skype Empresarial, pueden proporcionar una colaboración perfecta y facilitar comunicaciones con búsqueda de palabras clave, lo que puede repercutir muy positivamente en los procesos de productividad de su empresa. La investigación realizada por Mckinsey muestra que una comunicación mejorada a través de las tecnologías sociales puede llevar a un ahorro del 35 % del tiempo que los empleados pasan buscando datos de la empresa.

Esto confirma que implementar comunicaciones unificadas en sus procesos empresariales puede generar valor tanto dentro como entre las empresas al simplificar su flujo de trabajo para lograr una labor en equipo más rápida y eficiente. Agregar herramientas de comunicación en un servicio de UC puede ayudarle a obtener informes en tiempo real y automatizar la redundancia. Con las UC, la necesidad de cambiar de programa se reduce de manera drástica debido a la integración con aplicaciones como Twitter, Skype y otras soluciones de gestión y comunicación de documentos.

  1. Comunicaciones y productividad mejoradas para el empleador y el empleado

A menudo se pasa por alto uno de los beneficios potenciales de las UC: su capacidad para impulsar los niveles de productividad. Una de las formas clave de impulsar la eficiencia empresarial mediante las UC es hacer que la comunicación en la plantilla sea flexible.

Las UC facilitan un entorno donde se pueden combinar diferentes canales de comunicación en una sola plataforma. De esta manera, los empleados pueden interactuar con facilidad entre sí, incluso en ubicaciones remotas en tiempo real. Con un entorno virtualizado mediante la infraestructura en la nube y las redes basadas en IP, puede crear una estructura de TI que mejore las UC. Además, las UC pueden darle información sobre la cantidad de empleados que trabajan en la empresa en cualquier momento y de los socios que operan de manera externa. Ofrecer este enfoque flexible de trabajo es para lo que sirven las UC.

  1. Mejora del uso de las redes sociales

Los millennials son la generación con más representación en el personal de trabajo de hoy en día y tienen preferencia por los métodos de comunicación basados​en redes sociales. En 2017, el cuidadano medio pasó al menos dos horas al día en las redes sociales utilizando aplicaciones para este tipo de redes.

Fuente de la imagen: GlobalWebIndex

Teniendo en cuenta esta clara preferencia por las herramientas de trabajo basadas en redes sociales, que incluye el aprendizaje en el lugar de trabajo, la colaboración y la mensajería instantánea; la integración de las herramientas de comunicación de redes sociales con su sistema de UC puede mejorar el compromiso del usuario y la satisfacción del cliente.

Al optimizar sus canales de UC, las organizaciones pueden ser más ágiles y tomar decisiones de forma instantánea a medida que los empleados utilicen las funciones de las redes sociales en tiempo real para comunicarse con sus compañeros. Esto facilitará la colaboración, ya que los empleados se inspirarán en razonamientos, ideas y debates sobre proyectos más innovadores que pueden hacer avanzar a la empresa.

  1. Sistema todo en uno con opciones de trabajo flexibles

Implementar comunicaciones unificadas de primer nivel como un proveedor de servicios servirá para controlar las dificultades que trae consigo un sistema de comunicaciones todo en uno que compatible con la integración de salas de juntas, funciones de audio/vídeo de acceso telefónico como Skype Empresarial, el uso compartido de archivos y otras soluciones de UC.

Los estudios han demostrado que las empresas que proporcionan recursos flexibles a sus empleados experimentan una mayor productividad, incluso en el caso de que se den interrupciones imprevistas en las que los trabajadores pueden trabajar a distancia. Aunque algunos puestos no se prestan para el trabajo a distancia, un sistema de UC todo en uno puede beneficiar al personal que tiene múltiples responsabilidades y opciones laborales.

Aunque un sistema de UC todo en uno ofrece flexibilidad, los precios varían dependiendo de las necesidades únicas de la empresa.

  1. Aumento de la seguridad informática

Con la llegada de los ataques de malware y de ciberseguridad, las empresas deben prestar atención a los puntos débiles y a las lagunas de su ecosistema de TI.

Gracias a la integración de tecnologías dispares, las UC presentan retos en materia de seguridad bastante singulares. Funciones tales como las llamadas de voz, las conferencias, el uso compartido de pantallas, etc. conllevan vulnerabilidades. Es fundamental que las empresas sean conscientes de todos estos posibles riesgos de seguridad al implementar un sistema de UC como parte de su estrategia de TI.

Asociarse con un proveedor de comunicaciones unificadas con experiencia en la prestación de conexiones seguras a través de múltiples proveedores de software y una amplia gama de opciones de implementación puede resolver no solo las preocupaciones básicas de seguridad sobre las UC, sino también aumentar la seguridad general de su infraestructura de TI. Si necesita ayuda para desarrollar una estructura de comunicaciones y colaboración personalizada, póngase en contacto con los expertos de Crayons Unified Communications.

Nos pondremos en contacto con usted para encontrar las mejores opciones que satisfagan sus necesidades de comunicaciones unificadas.

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Las empresas siempre están buscando maneras de mejorar la productividad y el trabajo en equipo entre el personal.

Un factor estratégico para ello es la adopción de software empresarial y Microsoft Teams y Skype ocupan un alto puesto en la escala de preferencia de los usuarios. Con la integración de Skype Empresarial en Microsoft Teams, los usuarios pueden contar con un único lugar para contenidos, contactos y conversaciones, lo que conlleva un trabajo en equipo perfecto.

 

 

Estos cinco consejos le ayudarán a maximizar su implementación.

Consejo 1: Cree conciencia para una mejor implementación

Una organización que busca adoptar software operativo como Microsoft Teams y Skype Empresarial debe concienciar sobre qué es cada plataforma y cómo puede ayudar a cada línea del negocio. Las empresas deben priorizar casos y escenarios de uso comercial para mostrar cómo será el éxito proveniente de usar dicho software. Una forma de hacerlo es mediante eventos organizados por los departamentos de TI y marketing de la empresa y aquellos empleados entusiastas que participen en las demostraciones y transmitirán los estudios de casos de éxito.

Un estudio de usuarios finales de Microsoft mostró que aprender de compañeros de trabajo «campeones» es uno de los métodos más efectivos para aprender a usar una nueva tecnología. Las oficinas remotas podrían unirse a dichos eventos en línea a través del software que se está probando. Hable sobre las diferentes características de los productos y cómo todo ello afectará a los grupos clave de su organización. Este modo será más efectivo que enviar un correo electrónico general a su personal sobre la próxima migración.

Consejo 2: Involucre a las partes interesadas clave y a los ejecutivos

Aprovechar al máximo la adopción de Teams y Skype requerirá una visión altamente colaborativa desde las unidades más integrales de la empresa. Una parte considerable del resultado de su implementación vendrá determinada por la participación de las partes interesadas clave y de los ejecutivos durante la etapa de concienciación y ejecución.

Identifique y prepare un «equipo de éxito» compuesto por ejecutivos de nivel C, representantes de los departamentos de TI, de marketing, de recursos humanos y legal, que serán los artífices e impulsores de los resultados deseados de la empresa. Este equipo puede actuar como carta de presentación del programa, identificando casos de valor empresarial para generar conciencia entre el personal.

Consejo 3: Trace un perfil de los usuarios finales para la formación de usuarios

Al adoptar una nueva herramienta de colaboración y comunicación como Microsoft Teams y Skype, evaluar a sus usuarios finales en función de sus requisitos de trabajo es crítico. No todos los usuarios se adaptarán bien a un mismo grupo, ya que son diferentes. Por lo tanto, debe agruparlos en categorías según el tipo de usuario.

Este proceso se llama elaboración de perfiles. La elaboración de perfiles ayudará a que la formación de usuarios posterior sea lo más sencilla posible. De esta forma, los empleados comprenderán mejor por qué los cambios son necesarios y cómo afectan a su puesto en la empresa. Además, la creación de perfiles le ayudará a utilizar escenarios de trabajo y procesos empresariales reales y familiares para cada grupo de usuarios como una manera de crear conexiones entre sus tareas y las nuevas herramientas.

Consejo 4: Cree y pruebe su estrategia de comunicaciones

Aunque Microsoft Teams y Skype Empresarial cambian de forma constante debido a nuevas funciones y actualizaciones, es importante que los usuarios no se compliquen intentando usar todas las características disponibles.

Microsoft Teams y Skype ofrecen, por supuesto, funciones de comunicación similares, como mensajería instantánea y llamadas de voz, lo cual es bueno para la interoperabilidad. En cambio, las organizaciones deberían crear planes específicos que describan situaciones particulares en las que se debería usar un software en lugar del otro. Este paso ayudará a los usuarios finales a determinar qué herramienta usar y cuándo, a pesar de la superposición de funcionalidades, que puede resultar confusa. Por lo tanto, es conveniente ejecutar pruebas piloto para diferentes grupos de perfiles con el fin de proporcionar orientación.

Consejo 5: Minimice la comunicación por correo electrónico

Una de las principales ventajas de Microsoft Teams es que permite a las empresas mantener todas sus comunicaciones en un solo lugar. Esto ahorra a los usuarios la molestia de revisar largas cadenas de correos electrónicos para la comunicación interna. La instalación de la aplicación Microsoft Teams en los equipos de escritorio de los usuarios mejorará esto, ya que es poco probable que utilicen el correo de forma predeterminada para comunicarse con otros usuarios gracias a la función de notificaciones de escritorio de Teams.

Asimismo, Microsoft Teams y Skype facilitan la incorporación de empleados y usuarios.En lugar de enviar numerosos correos electrónicos o entregar una gran cantidad de documentos a los nuevos miembros del equipo, puede simplemente compartir conversaciones y proyectos con ellos.

Current forecasts for cognitive and artificial intelligence (AI) systems are likely to peak somewhere near $60bn within four years, so we take a closer look at what’s driving this investment and how it's helping business.

Machine learning is one of those terms we are seeing used more and more frequently by businesses today. As those within the enterprise seek further answers to many of the questions data poses, such new technologies are enabling them to not only find these, but also to reduce risk in its many forms by shaping future decisions and optimising business processes.

For CIOs and IT directors on the frontline, Machine learning (ML) is the key to this as it allows computers to put existing data to better use by forecasting future behaviours, outcomes and trends. The clever part is that by using machine learning modern day computers learn without having to be explicitly programmed. So in its simplest form, machine learning can be thought of as the automated use of analytics.

As such, the market for machine learning is growing at a rapid pace. Indeed, International Data Corporation (IDC) forecasts that spending on AI and ML will grow from $12B in 2017 to $57.6B by 2021.

That growth can be closely linked to the burgeoning cloud space that offers so many possibilities to enterprises today. As cloud allowed businesses to change the way they operate in terms of business infrastructure and moving towards an on-demand scenario, machine learning in conjunction with cloud computing, now offers CIOs and IT directors the power to effectively utilise things like the Azure cloud to run machine learning algorithms that optimise their business processes at almost any scale.

When you think about the use cases for machine learning it applies to almost any business scenario and will enable IT leaders and CIOs to make automated decisions in real-time, offering significant new opportunities and ways to drive businesses forward. Of course, the more historical data enterprises can gather on their operations, then the greater their ability to make better algorithmic decisions going forward. This could be data from within the business and its assets or that of your customers – one of the very reasons that the Internet of Things (IoT) provides an ideal scenario where it can be used.

Consider for instance how the two could work together in the field to enable predictive maintenance for firms. By using machine learning businesses are able to use generated data in various algorithms to spot when things are about to go wrong. How bigger impact could the use of predictive maintenance have upon your organisation? What if you were able to spot probable causes of failure in advance or prevent the outage of key networked devices? When you start to factor in how much further you can go in terms of optimising IT assets, you begin to see the kind of bottom line savings that can be brought about by a reduction in time spent around maintenance.

Taking that one step further, think about how machine learning on Azure could then be applied to give you an accurate update on the data you hold and are using. In real-time you would be able to spot problems in the data as and when they occur, enabling the rapid reporting of anomalies.

Applying this to vertical markets it’s clear to see the problems this kind of technology solves in banking, financial services, healthcare and life sciences. These industries are creating huge amounts of data twenty-four hours a day and machine learning and predictive analytics enables such businesses to extract new levels of data that gives them critical business analysis. As we move forward this will be crucial in terms of driving profitability for those with fine margins and other industries such as retail and fast-moving consumer goods (FMCG).

A common use already in play today sees machine learning shaping the future of travel via vehicle telemetry and this is now being more widely adopted by those in the transportation and logistics industries. It’s also helping data scientists automate their process when it comes to things like data analysis, feature engineering and predictive modelling. That is making them more productive and helping to dramatically reduce time spent on projects. This is just one reason that within the the Business Intelligence (BI) & analytics market, data science platforms that support machine learning are predicted to grow at a 13% CAGR through 2021, with their value increasing from $3B in 2017 to $4.8B in 2021, according to Gartner.

Findings from a MIT Technology Review study echo that shift, suggesting that around 60% of firms are already at varying stages of machine learning adoption, with nearly half saying the technology has led to more extensive data analysis & insights. Interestingly 35% also revealed that the technology is already enhancing their R&D capabilities when it comes to next-generation products.

Furthermore, a significant number of CXOs around the globe are indicating that machine learning and AI will be the key initiatives and areas for investment over the coming 12 months. That journey requires careful thinking and the implementation of a solid data management strategy. Put that in place, quantifying your expected results and machine learning goals and you will begin to harness the benefits it can bring.

 

To find out more about the benefits that machine Learning and AI can bring to your business please speak to your local Crayon team.

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What do organisations need from Azure to power IoT projects?

Azure and IoT: How Azure can be used to get the most from IoT

Many organisations are looking towards the Internet of Things (IoT) to solve an array of issues and grow business, but does business implement an IoT solution using Azure?

Microsoft has created an IoT platform to serve organisations looking to manage and monitor connected devices. Using the cloud to look after hundreds, thousands, even millions of devices is attractive to businesses which don’t want the complication and cost of scaling such a project in-house. So how does it work and how can we get the most out of it?

Microsoft has made available its Azure IoT Suite since September 2015. There are a number over integrated services for connecting machines and systems, data analysis, and integration with an enterprise’s systems or those of a third party. It is a true platform-as-a-service, allowing organisations the resources necessary to deal with IoT and the data it generates.

Hubs

Arguably, central to the suite is the IoT Hub. This is the interface between IoT devices and Azure. This allows devices to communicate with applications running on Azure. It can scale to millions of devices, as well as monitor and manage them. IT features a device registry and data storage as well as several security features.

Organisations provision an IoT Hub instance, and this can then provision a device. Devices are provided with REST application programming interfaces (APIs) access. There is also the Advanced Message Queuing Protocol (AMQP), for messaging devices as well as MQTT (MQ Telemetry Transport), a lightweight messaging protocol from IBM intended for connections with remote locations where a “small code footprint” is required.

Data crunching

Once data is collected, it has to be processed in order to make sense of it and act upon it. Data from the IoT Hub can be fed into other Azure services.

One such service is Azure Event Hub. This collects, transforms and stores millions of events. It can enable behaviour tracking in mobile apps, traffic information from web farms, telemetry collected from industrial machines, to name a few. It is the front door to an event pipeline that sits between devices that generate events, and applications that consume them.

These events can be piped into Stream Analytics. This is Azure’s real-time event streaming and processing service. It can process and extract information from a data stream to identify patterns, trends, and relationships. These patterns can then be used to trigger other processes or actions, like alerts, automation workflows, feed information to a reporting tool, or store it for later investigation.

Organisations that use Power BI, Microsoft’s cloud-based business intelligence (BI) and analytics platform, can use the service to access interactive dashboards based on the data it produces.

Machine learning

Azure Machine Learning can be combined with Azure IoT Edge to bring intelligence to edge devices. Azure Functions, Azure Stream Analytics, and Azure Machine Learning can all be run on premises via Azure IoT Edge. For example, machine learning can be used to predict machine failure. Data from sensors on an oil rig can be sent to a server on the rig and machine learning models will predict whether equipment is about to break down. Some data can be sent to the cloud to gain an overview of that rig and many others.

Data from IoT devices can be streamed into Microsoft Cognitive Services via APIs to carry out such tasks as image processing and recognition, natural language recognition, text-to-speech, intelligent search and knowledge mapping.

Integration with other applications

Azure IoT suite can also integrate with other systems and applications, such as Salesforce, SAP, Oracle Database and Microsoft Dynamics. This enables businesses to incorporate device data into their businesses processes and workflows.

 

 

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Oslo, 09 March 2018: Crayon today announced the successful acquisition of Kryptos Technologies Pvt. Ltd (“Kryptos”), a specialist IT managed service provider headquartered in Chennai, India. Kryptos has approximately 60 employees and is a leading cloud migration specialist providing managed services centered around storage, server, network and applications.

“Kryptos has a strong team with deep technical capabilities, and we are looking forward to adding these to our services offering and extending them across our worldwide business. This will help our customers to both accelerate their digital transformation journey and optimise their cloud migration investments through the better management of their IT assets post implementation”, says Torgrim Takle, Crayon Group CEO.

Under the terms of the agreement, Crayon will initially acquire a majority stake in Kryptos at an enterprise value of MNOK 8.5, with the option to buy-out minority shareholders based on financial performance of the company during next 3-5 years. In 2017, Kryptos was in a ramp-up phase and posted revenues of approximately MNOK 4.

For further queries, please contact:

Torgrim Takle, Chief Executive Officer
Crayon Group Holding ASA
Tel.: +47 95 14 07 82
Email: torgrim@crayon.com 

 

About Crayon

Crayon Group Holding ASA is a leading IT advisory firm in software and digital transformation services. With unique IP tools and skilled employees, Crayon help optimize its clients’ ROI from complex software technology investments. Crayon have long experience within volume software licensing optimization, digital engineering, predictive analytics and assists the clients through all phases of the process of a digital transformation. Headquartered in Oslo, Norway, the company has approximately 1,100 employees in 43 offices worldwide.