5 consejos para aprovechar al máximo la implementación de Microsoft Teams y...

5 consejos para aprovechar al máximo la implementación de Microsoft Teams y Skype

by -
0 59

Las empresas siempre están buscando maneras de mejorar la productividad y el trabajo en equipo entre el personal.

Un factor estratégico para ello es la adopción de software empresarial y Microsoft Teams y Skype ocupan un alto puesto en la escala de preferencia de los usuarios. Con la integración de Skype Empresarial en Microsoft Teams, los usuarios pueden contar con un único lugar para contenidos, contactos y conversaciones, lo que conlleva un trabajo en equipo perfecto.

 

 

Estos cinco consejos le ayudarán a maximizar su implementación.

Consejo 1: Cree conciencia para una mejor implementación

Una organización que busca adoptar software operativo como Microsoft Teams y Skype Empresarial debe concienciar sobre qué es cada plataforma y cómo puede ayudar a cada línea del negocio. Las empresas deben priorizar casos y escenarios de uso comercial para mostrar cómo será el éxito proveniente de usar dicho software. Una forma de hacerlo es mediante eventos organizados por los departamentos de TI y marketing de la empresa y aquellos empleados entusiastas que participen en las demostraciones y transmitirán los estudios de casos de éxito.

Un estudio de usuarios finales de Microsoft mostró que aprender de compañeros de trabajo «campeones» es uno de los métodos más efectivos para aprender a usar una nueva tecnología. Las oficinas remotas podrían unirse a dichos eventos en línea a través del software que se está probando. Hable sobre las diferentes características de los productos y cómo todo ello afectará a los grupos clave de su organización. Este modo será más efectivo que enviar un correo electrónico general a su personal sobre la próxima migración.

Consejo 2: Involucre a las partes interesadas clave y a los ejecutivos

Aprovechar al máximo la adopción de Teams y Skype requerirá una visión altamente colaborativa desde las unidades más integrales de la empresa. Una parte considerable del resultado de su implementación vendrá determinada por la participación de las partes interesadas clave y de los ejecutivos durante la etapa de concienciación y ejecución.

Identifique y prepare un «equipo de éxito» compuesto por ejecutivos de nivel C, representantes de los departamentos de TI, de marketing, de recursos humanos y legal, que serán los artífices e impulsores de los resultados deseados de la empresa. Este equipo puede actuar como carta de presentación del programa, identificando casos de valor empresarial para generar conciencia entre el personal.

Consejo 3: Trace un perfil de los usuarios finales para la formación de usuarios

Al adoptar una nueva herramienta de colaboración y comunicación como Microsoft Teams y Skype, evaluar a sus usuarios finales en función de sus requisitos de trabajo es crítico. No todos los usuarios se adaptarán bien a un mismo grupo, ya que son diferentes. Por lo tanto, debe agruparlos en categorías según el tipo de usuario.

Este proceso se llama elaboración de perfiles. La elaboración de perfiles ayudará a que la formación de usuarios posterior sea lo más sencilla posible. De esta forma, los empleados comprenderán mejor por qué los cambios son necesarios y cómo afectan a su puesto en la empresa. Además, la creación de perfiles le ayudará a utilizar escenarios de trabajo y procesos empresariales reales y familiares para cada grupo de usuarios como una manera de crear conexiones entre sus tareas y las nuevas herramientas.

Consejo 4: Cree y pruebe su estrategia de comunicaciones

Aunque Microsoft Teams y Skype Empresarial cambian de forma constante debido a nuevas funciones y actualizaciones, es importante que los usuarios no se compliquen intentando usar todas las características disponibles.

Microsoft Teams y Skype ofrecen, por supuesto, funciones de comunicación similares, como mensajería instantánea y llamadas de voz, lo cual es bueno para la interoperabilidad. En cambio, las organizaciones deberían crear planes específicos que describan situaciones particulares en las que se debería usar un software en lugar del otro. Este paso ayudará a los usuarios finales a determinar qué herramienta usar y cuándo, a pesar de la superposición de funcionalidades, que puede resultar confusa. Por lo tanto, es conveniente ejecutar pruebas piloto para diferentes grupos de perfiles con el fin de proporcionar orientación.

Consejo 5: Minimice la comunicación por correo electrónico

Una de las principales ventajas de Microsoft Teams es que permite a las empresas mantener todas sus comunicaciones en un solo lugar. Esto ahorra a los usuarios la molestia de revisar largas cadenas de correos electrónicos para la comunicación interna. La instalación de la aplicación Microsoft Teams en los equipos de escritorio de los usuarios mejorará esto, ya que es poco probable que utilicen el correo de forma predeterminada para comunicarse con otros usuarios gracias a la función de notificaciones de escritorio de Teams.

Asimismo, Microsoft Teams y Skype facilitan la incorporación de empleados y usuarios.En lugar de enviar numerosos correos electrónicos o entregar una gran cantidad de documentos a los nuevos miembros del equipo, puede simplemente compartir conversaciones y proyectos con ellos.