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5 conseils pour tirer le meilleur parti de votre adoption de Microsoft Teams & Skype

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Les entreprises sont toujours à l’affût de moyens d’améliorer la productivité et le travail d’équipe.

L’adoption d’un logiciel d’entreprise est stratégique, avec Microsoft Teams et Skype qui se placent à un niveau élevé sur l’échelle des préférences des utilisateurs.

Grâce à l’intégration de Skype for Business dans Microsoft Teams, les utilisateurs peuvent disposer d’un endroit unique où figurent leur contenu, leurs contacts et leurs conversations, pour un travail d’équipe fluide. Ces cinq conseils vous aideront à optimiser votre implémentation.

Conseil 1 — Sensibilisez pour une meilleure adoption

Une entreprise qui cherche à adopter des logiciels opérationnels tels que Microsoft Teams et Skype for Business doit susciter de l’intérêt pour ces plate-formes et pour ce qu’elles peuvent apporter à chaque secteur d’activité.

Les entreprises doivent classer par ordre de priorité les cas et scénarios d’utilisation afin de mettre en avant le succès qu’ils pourront obtenir grâce à ce logiciel.

Une façon d’y parvenir est l’organisation d’événements par les départements IT et marketing de l’entreprise et par des employés enthousiastes, où se dérouleront des démos et seront diffusées des études de cas de réussite.

Une étude Microsoft auprès d’utilisateurs finaux démontre qu’apprendre de ses collègues « champions » est l’une des méthodes les plus efficaces pour apprendre à utiliser une nouvelle technologie. Des bureaux distants pourraient participer à de tels événements en ligne grâce au logiciel dont vous faites la démonstration.

Parlez des différentes caractéristiques des produits et de leur impact sur les principaux groupes dans votre entreprise. Cela s’avérera mieux que d’envoyer un courriel général à votre personnel au sujet de la migration à venir.

Conseil 2 — Faites participer les principaux intervenants et les cadres supérieurs

Tirer le meilleur parti de l’adoption de Teams et de Skype nécessitera une approche hautement collaborative des unités les plus intégrées de l’entreprise.

Une part considérable du résultat de votre adoption sera déterminée par l’implication des principaux intervenants et cadres durant la phase de sensibilisation et d’implémentation.

Identifier et mettre en place une « Success Team » composée de cadres dirigeants, de représentants de l’informatique, du marketing, des ressources humaines et du juridique qui détiendra et conduira le résultat attendu par l’entreprise. Cette équipe peut être le visage du programme, en identifiant des études de cas de valeur pour sensibiliser le personnel.

Conseil 3 — Profilez des utilisateurs finaux pour la formation des utilisateurs

Lorsque vous adoptez un nouvel outil de collaboration et de communication comme Microsoft Teams et Skype, il est essentiel d’évaluer vos utilisateurs finaux en fonction de leurs besoins professionnels.

Tous les utilisateurs ne s’intègrent pas facilement dans un groupe car ils ne sont pas tous pareils. Par conséquent, vous devez regrouper vos utilisateurs en catégories en fonction du type d’utilisateur. Ce processus s’appelle le profilage.

Le profilage permettra à la formation ultérieure destinée aux utilisateurs de se dérouler aussi simplement que possible. De cette façon, les employés comprendront mieux pourquoi les changements sont nécessaires et comment ils affectent leur rôle dans l’entreprise.

De plus, le profilage vous aidera à utiliser de véritables scénarios de travail et des processus opérationnels familiers pour chaque groupe d’utilisateurs afin de créer des liens entre leurs tâches et les nouveaux outils.

Conseil 4 — Créez et testez votre stratégie de communication

Bien que Microsoft Teams et Skype for Business évoluent constamment avec l’ajout de nouvelles fonctionnalités et mises à jour. Il est important que les utilisateurs ne perdent pas leur temps à essayer d’utiliser toutes les fonctionnalités disponibles.

Bien entendu, Microsoft Teams et Skype offrent des fonctions de communication similaires, telles que la messagerie instantanée et les appels audio, ce qui est un bon point pour l’interopérabilité ; les entreprises devraient plutôt créer des plans spécifiques qui décrivent des situations particulières dans lesquelles vous utiliseriez un logiciel plutôt qu’un autre.

Cette étape aidera les utilisateurs finaux à définir quel outil utiliser et quand l’utiliser, malgré le recoupement des fonctionnalités qui peut prêter à confusion.

Par conséquent, il est préférable d’effectuer des tests pilotes pour différents groupes de profils afin de fournir des conseils avisés.

Conseil 5 — Réduisez au minimum la communication par courriel

L’un des principaux avantages de Microsoft Teams est qu’il permet aux entreprises de conserver toutes leurs communications au même endroit. Cela permet aux utilisateurs d’éviter les tracas liés au brassage de longues chaînes de courriels pour la communication interne.

L’installation de l’application Microsoft Teams sur les ordinateurs des utilisateurs facilitera cette opération, car il est peu probable qu’elle soit utilisée par défaut pour envoyer des courriels à d’autres utilisateurs, en raison de sa fonction de notification.

En outre, Microsoft Teams et Skype facilitent l’intégration des employés et des utilisateurs. Plutôt que de rediriger de nombreux courriels ou de remettre une énorme pile de documents aux nouveaux membres de l’équipe, vous pouvez simplement partager des conversations et des projets avec eux.